CONDITIONS GENERALES
Les présentes « Conditions Générales » (« CG ») sont applicables à toutes souscriptions aux services TELOFIS, à ses clients. Toute souscription aux services TELOFIS implique obligatoirement l’acceptation pleine et entière, et sans réserve, par le Client des présentes Conditions Générales» (« CG »). Lors de sa souscription aux Services, le Client devra cocher la case précisant « Je reconnais avoir pris connaissance des conditions générales et les tarifs de TELOFIS, dont j’accepte les termes sans aucune réserve » avant de pouvoir valider le formulaire de souscription. TELOFIS et le Client sont ci-après dénommés individuellement la « Partie » et collectivement les « Parties ». Le Client déclare avoir la capacité juridique pour s’engager. Il s’engage à fournir des informations exactes et à les modifier si nécessaire. TELOFIS se réserve le droit de faire évoluer à tout moment les présentes Conditions Générales.
Article 1 – Services
La société TELOFIS fournit un service d’accueil téléphonique via le renvoi de ses appels sur le numéro préalablement attribué par TELOFIS, ou en communiquant directement ce numéro auprès de tiers. ainsi qu’un service d’agenda en ligne sur Internet (hors Offres Doctolib), permettant au client de voir en temps réel tous les RDV et messages de son standard. Chaque RDV ou message est répercuté directement sur l’application en ligne. L’agenda est le moyen principal de consultation du planning et des messages pour le client. (les “Services”).
Les Services se déclinent en plusieurs offres présentées sur le site www.telofis.com dans la rubrique OFFRES
Le Service est exclusivement réservé au bénéfice de clients professions médicales et paramédicales, vétérinaires, associatif ou de contrôle technique et garage, agences immobilières, TPE-PME, entreprises et commerçants (le « Client ».
La plage horaire de réception des appels va du lundi au vendredi de 8h00 à 19h00 et le samedi de 8h00 à 12h00 (hors jours fériés).
TELOFIS garde l’entière propriété du numéro de téléphone attribué au Client et pourra les modifier sans préavis et sans que le Client ne puisse se prévaloir d’une quelconque indemnité.
Article 2 – Souscription du contrat
Toute proposition de contrat par TELOFIS est valable pendant 1 mois à compter de sa date. Au-delà de cette période TELOFIS n’est plus tenue et se réserve la faculté, soit de maintenir son offre initiale, soit de présenter une nouvelle proposition. Le contrat est passé par le Client lorsque pendant la date de validité de la proposition, il retourne à TELOFIS par tout moyen à l’adresse contact@telofis.com, le bon de commande complété, daté paraphé et signé, ainsi que les documents demandés et la fiche de renseignements complétée pour la mise en place de l’agenda en ligne.
Le contrat n’est formé qu’après acceptation expresse et par écrit de la commande du Client, par TELOFIS, matérialisée par une confirmation de commande au format PDF adressée par email ou tout autre moyen. Toutefois avant la confirmation de la commande, TELOFIS pourra modifier son offre en raison de modifications ou d’éléments inconnus au jour où la proposition aura été établie.
Article 3 – Durée – Résiliation
Le contrat prend effet à la date de mise en service de la ligne attribuée au Client. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Les Parties peuvent mettent fin au contrat par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant. Le contrat prendra fin à l’expiration du mois civil suivant celui au cours duquel le courrier recommandé aura fait l’objet d’une première présentation.
Article 4 – Mise en service
La mise en service interviendra au plus tard 10 jours ouvrés après la réception de l’intégralité des documents et informations nécessaires à la validation du contrat visés à l’article 2, et au plus tard 10 jours ouvrés après cette date.
Article 5 – TARIFS
Le tarif des Services est présenté sur le site www.telofis.com dans la rubrique OFFRES ainsi que dans la proposition de contrat. Les prix mentionnés s’entendent hors taxes. Les taxes seront facturées en sus aux taux en vigueur lors de la facturation. Le Prix est susceptible d’évoluer. En cas de hausse du prix du Service, TELOFIS en informera le Client au moins 1 mois avant son entrée en vigueur. Le Client pourra résilier le contrat par courrier recommandé avec accusé de réception dans le mois suivant la réception de la notification de la hausse de prix transmise par TELOFIS.
Les prix des appels traités s’appliquent sur des communications d’une durée moyenne maximale de 3 minutes. Si la durée moyenne mensuelle des appels pris dépasse ce seuil de 3 minutes, une majoration de 0.20 cts d’euro h.t. par appel pris sera appliquée.
Article 6 – Modalités de paiement – Retard
6.1 – Les factures sont émises en fin de mois. Sauf conditions particulières, les factures sont payables en Euros par prélèvement automatique, au plus tard 7 jours après l’émission de la facture. Le règlement anticipé des factures ne donne lieu à aucun escompte. En cas de refus de règlement par prélèvement automatique, des frais de gestion d’un montant de 9 €uros H.T. pourront être facturés au Client.
6.2 – Le règlement des factures s’effectue par prélèvement automatique SEPA ou virement bancaire à date d’émission de facture.
Concernant les prélèvements automatiques, merci de vous assurer que votre compte présente une provision suffisante pour couvrir les prélèvements ou les débits CB. En cas de rejet de prélèvement ou manque de provision par votre banque une facturation supplémentaire de 19€ HT destinée à couvrir les frais bancaires et ceux inhérents au traitement de votre dossier sera automatiquement appliquée.
6.3 – En cas de retard de paiement, seront exigibles, conformément à l’article L 441-10 du code de commerce, des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement dont le taux est égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros.
Article 7 – Responsabilités
7.1- TELOFIS s’engage à tout mettre en œuvre pour assurer la permanence, la continuité et la qualité des Services.
7.2 –La responsabilité de TELOFIS ne peut être engagée en cas de force majeure ; de perturbation ou d’indisponibilité locale due à son fournisseur d’accès téléphonique, fournisseur d’accès Internet, fournisseur d’électricité et à toute circonstance exceptionnelle indépendante de sa volonté ; d’utilisation du service par une personne non autorisée consécutive à une faute du Client.
En tout état de cause, sauf disposition légale d’ordre public contraire, la responsabilité de TELOFIS ne pourra excéder 5 fois le montant facturé au titre du mois précédent la survenance de l’évènement ayant engendré le préjudice. Dans tous les cas, la réparation est limitée au préjudice direct, à l’exclusion de tout dommage indirect tel que, sans que cette liste soit exhaustive, le préjudice d’exploitation, la perte de bénéfice et tout préjudice commercial.
7.3 – Le client qui accède au service accepte l’aléa résultant des performances techniques et des temps de réponse pour consulter des données.
Article 8 – Fonctionnement
8.1 – TELOFIS privilégie les appels des patients et du corps médical. Les opérateurs peuvent, dans un souci de qualité de service, demander la réitération de certains appels de faible priorité (prospection commerciale, proposition d’études, sondages…) en cas de forte affluence d’appels.
8.2 – Afin d’éviter toute erreur de retranscription, les opérateurs ne sont pas habilités à collecter les résultats d’analyse des patients et les noms de molécules.
8.3 – Les appels sont traités à leur arrivée. En cas de très forte affluence, TELOFIS se réserve la possibilité de placer en file d’attente les appels ; mais d’une manière générale, tout sera mis en œuvre pour limiter les éventuels délais d’attente pour le “décrocher”.
8.4 – En fonction du trafic entrant, les opérateurs se réservent le droit de placer un appelant en attente, de le transférer au Client voire de mettre fin à la communication, notamment dans les cas suivants : incivilités, communications inaudibles, anonymat de l’appelant… (Liste non exhaustive)
8.5 – Les transferts d’appels sont exclusivement effectués à l’appréciation de l’opérateur et à l’aide des consignes fixées par le Client. Chaque transfert d’appel vers le Client est facturé forfaitairement (cf. guide tarifaire).
8.6 – Les commentaires ou consignes laissés par le Client sont des indications pour les opérateurs et seront exploités en priorité. Les opérateurs auront toutefois la possibilité de les adapter au cas par cas afin de garantir une certaine souplesse dans l’accueil téléphonique du Client.
8.7 – Les modifications de planning devront être mises en place par le Client via l’application et les correspondances avec les opérateurs ou le siège se feront par l’intermédiaire de l’application Internet principalement.
Article 9 – Obligations du Client
9.1 – Le contrat est conclu en considération de la personne du Client. Sauf accord exprès préalable de TELOFIS, celui-ci s’interdit de céder ou transmettre à un tiers, sous quelque forme que ce soit, le contrat ou le bénéfice de l’utilisation de Service (y compris le numéro de téléphone associé) et de commercialiser le Service auprès d’un tiers sous quelque forme que ce soit.
9.2 – Le Client s’interdit toute utilisation à des fins illégales, illicite frauduleuse ou anormale du Service telle que le transfert d’appels personnels et tout agissement qui pourrait mettre en péril la sécurité ou la disponibilité des serveurs ou du réseau de TELOFIS.
9.3 – Le Client doit prévenir immédiatement TELOFIS par courrier ou mail de tout changement d’adresse ou de coordonnées bancaires, ou plus généralement toute information utile au bon fonctionnement des Services.
9.4 – Conformément à la législation en vigueur, le Client souhaitant utilisant l’enregistrement des conversations s’engage à avertir l’appelant que sa conversation sera enregistrée, préalablement à la communication.
9.5 – Dans le cas où la responsabilité de TELOFIS serait recherchée en raison d’un manquement par le Client, aux obligations qui lui incombent, aux termes de la loi ou des conditions d’utilisation présentes, ce dernier s’engage à garantir TELOFIS contre toute condamnation prononcée à son encontre, cette garantie couvrant tous les frais de justice, indemnités versées et honoraires d’avocat qui pourraient être mis à sa charge.
Article 10 – Résiliation – Suspension
Sans que le Client ne puisse se prévaloir d’une quelconque indemnité, TELOFIS peut à son choix résilier, suspendre ou limiter l’accès au Service : Immédiatement en cas de fausse déclaration, usurpation d’identité ou d’utilisation frauduleuse du service.
– en cas d’utilisation anormale ou du non-respect des obligations du Client, moyennant le respect d’un préavis de 15 jours après mise en demeure préalable restée totalement ou partiellement inexécutée
– en cas de non-paiement total ou partiel d’une facture à son échéance. Dans ce cas le Service sera suspendu dans un délai de trois (3) jours, après mise en demeure préalable restée totalement ou partiellement inexécutée.
Article 11 – Propriété du numéro
Suite à la résiliation du contrat, le numéro pourra être librement affecté à un autre client.
Article 12 – « Informatique et libertés » et RGPD
Les informations recueillies sur le Client font l’objet d’un traitement informatique réalisé par TELOFIS et sont indispensables au traitement de sa commande. Ces informations et données personnelles sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires. Elles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution des Services commandés. Le responsable du traitement des données est Société TELOFIS, Monsieur Alexandre VERDIER mail : contact@telofis.com.
L’accès aux données personnelles sera strictement limité aux employés du responsable de traitement, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’entreprise par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées, sans que l’autorisation du Client ne soit nécessaire.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004, et par le Règlement Européen n°2016/.679, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, et de portabilité des données le concernant, ainsi que du droit de s’opposer au traitement pour motif légitime, droits qu’il peut exercer en s’adressant au responsable de traitement à Société TELOFIS, Monsieur Alexandre VERDIER mail : contact@telofis.com en joignant un justificatif de son identité valide.
En cas de réclamation, le Client peut contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Article 13 – LITIGES
TOUS LES LITIGES AUXQUELS LE PRESENT CONTRAT POURRAIT DONNER LIEU, CONCERNANT TANT SA VALIDITE, SON INTERPRETATION, SON EXECUTION, SA RESILIATION, SES CONSEQUENCES ET SES SUITES SERONT SOUMIS AU TRIBUNAL COMPETENT DANS LE RESORT DUQUEL TELOFIS A SON SIEGE SOCIAL.
Article 14 – Obligation de confidentialité
TELOFIS considérera comme strictement confidentiel, et s’interdit de divulguer, toute information, document, donnée ou concept, dont elle pourra avoir connaissance à l’occasion du présent contrat. TELOFIS, toutefois, ne saurait être tenue pour responsable d’aucune divulgation si les éléments divulgués étaient dans le domaine public à la date de la divulgation, ou si elle en avait connaissance, ou les obtenait de tiers par des moyens légitimes.